Paylaşımlı Ofis Nedir?
Ortak ofisler (coworking) de denilen paylaşımlı ofis daha verimli ve ekonomik bir çalışma yaşamı için tüm altyapı ve servis hizmetlerini içeren ofisler olarak biliniyor.
Kişiler paylaşımlı ortak ofis formatı ile yaptıkları işi ve bulundukları ortamı daha kurumsal bir hale getirebilmektedirler.
Şirket için araç satın almak yerine araç kiralama daha ekonomik ve pratik ise yeni dünya düzeninde de tüm masrafları içinde ofis kiralamak çok daha ekonomik hale gelmiştir.
Kimler paylaşımlı ofis kiralar?
Özel ofis açmak için yeterli bütçesi olmayan şirket veya genç girişimciler de paylaşımlı ofisleri tercih ediyor. Kendi işini kuran, freelance çalışan, evden çalışıp artık ofis düşünenler, tasarımcı, yazılımcı, reklamcı, proje bazlı çalışanlar, avukatlar, emlakçılar, mali müşavirler gibi meslek grupları ve rahatlıkla kullanabilirler.
Ekonomik daralmadan dolayı küçülmeye giden veya masraflarını azaltma yoluna giden orta ve küçük büyüklükteki firmaların da yoğun talepte bulunduğu artık bir gerçek.
Aslında bu yöntemi hali hazırda ofisi olan kişiler de maliyetleri düşürmek adına tercih edebiliyorlar. Çünkü işe yoğunlaşılan bu dönemde elektrik, su, internet gibi hiç bir konuyu takip etmek zorunda olunmaması ve daha start-up dönemindeki bir şirketin sekreteri, özel numarası , prestijli bir adresi olması gibi artılar kişinin çalıştığı müşterilere ve kendisine bir güven verecektir ve iş odaklanması kusursuz olacaktır.
Paylaşımlı ofiste neler paylaşılıyor?
İster kendinize bir masa ister ekibinize bir oda kiralayabiliyorsunuz. Paylaşım ofislerde sadece kiralama bedeli ödeniyor. Kira dışında altyapı giderlerine ücret ödenmemiş oluyor.
Kiralama bedeline neler dahil?
Elektrik, su, ısıtma, soğutma, ofisin temizliği, ofis boy hizmeti, sekreterlik hizmeti, yazıcı/tarayıcı gibi ofis ekipmanları, internet, toplantı odaları kullanma olanağı, sınırsız kahve ve çay, resmi adres kullanılabildiği için kargo takibi gibi temel hizmetler ücretsiz olarak verilir.
Şirkete özel telefon numarasının sekreter tarafından cevaplanması, şirket iletişim adresi olarak kullanılması. Özellikle sekreterya hizmetinde 850’li ya da 216’lı gibi numaralar alınabiliyor olması, bu numaranın kartvizite yazılması ve arayan müşterilere canlı sekreter ile karşılık veriliyor olması prestij anlamında olumlu katkı sağlamaktadır.
Paylaşımlı ofislerin diğer bir avantajı da diğer girişimcilerle iletişim olanağı ve çevre edinme imkânı sunmasıdır.
Nasıl Çalışır, Sunulan Paketler Nedir?
Ortak çalışma alanları genelde 100-400m² arası büyüklükte, toplantı odaları, kafe düzeninde masaları, dinlenme alanı, mutfağı olan; internet bağlantısı, kilitli kasa, sürekli size özel masa/oda tahsisi gibi hizmetler sunan, sıcak içecek ve atıştırmalıkların ücretsiz ikram edildiği açık ofis olarak tasarlanan yerler. İsterseniz bu mekânları resmi şirket adresi olarak göstermeniz ve posta/telefonlarınızı takip ettirmeniz de mümkün. Toplantı odalarını ayrıca kiralamak mümkün. Bazı mekânlar üyelerine yönelik çeşitli seminer ve başka etkinlikler de organize ediyorlar.
Genellikle sunulan paketler şunlardır:
- Serbest Alan Modeli: Belirli bir koltuk yada masası olmayan, serbest alanda dilediği yerde çalışanlar için sunulan hizmettir. Genelde günlük bazda kiraya verilir. Proje bazlı, freelance yada part time haftada 1-2 gün çalışanlar içindir.
- Sabit Çalışma Modeli: Yeri ve masası belirli olan aylık kira verilen hizmettir.
- Hazır Ofis (Kapalı Ofis) Modeli: Start up şirketlerinden, kurumsal şirketlere kadar birçok firma hazır ofis hizmeti alımı yapabilmektedir. Bu konseptte ofis mobilyaları ile döşenmiş kapalı bir oda müşteriye tahsis edilir. Çalışanlar tüm ortak alanlardan ve altyapıdan yararlanırlar.
- Toplantı Salonu: Birçok paylaşımlı ofiste toplantı odası hizmeti ayrıca ücrete tabi olarak verilmektedir.
Yurtdışında Paylaşımlı Ofis Hizmeti Veren Firmalar
Yurtdışında coworking piyasasının en büyüğü 16 Milyar dolar değerinde Wework (https://www.wework.com/). Microsoft gibi büyük firmalara bile ofis hizmeti sunuyorlar. Bunun dışında Industrious da hızlı gelişen firmalardan. (http://www.industriousoffice.com/)
Yurtiçinde paylaşımlı ofis hizmeti sunan firmalar?
Öncelikle şunu belirtmek gerekiyor ki Türkiye’de paylaşımlı ofis hizmeti sunan firmaların büyük çoğunluğu İstanbul’da. Bunun sebebinin İstanbul’da kira ve altyapı maliyetlerinin fazla olması gösterilebilir.
Ankara’da paylaşımlı ofis hizmeti veren firmalar:
- Workinton http://www.workinton.com/ : İstanbul’da toplam 14 şubeye sahipler. Ankara Söğütözü Via Flat iş merkezinde sadece 1 şubesi var. Saat 8.00-21.00 saatleri arasında hizmet veren Workinton’ı günlük 35 lira ücret karşılığında kullanabiliyorsunuz. Aylık sınırsız kullanım ise 499 lira (2016 yılı başı verileri). Aylık üyelikte sabit bir masanız oluyor. Üyelik ücretine internet kullanımı, çay-kahve ve kurabiye gibi atıştırmalıklar da dahil. Seminer ve toplantı odaları 250 kişiye kadar kullanım sağlıyor. Burada açık ofis haricinde hazır ofisler de var. Sosyal bir grup olarak düşündükleri üyelerinin seminer, kurs gibi faaliyetlerine mekan sağlayabiliyor, çalışanların birbirleriyle ortak projeler geliştirmeleri için ortam hazırlıyor. Üyelerini ağırlıklı olarak 25-45 yaş grubu oluşturuyor. Satış ve pazarlama alanlarında çalışanlar en fazla tercih edenler.
- Kolektif House http://www.kolektifhouse.co/ : Kolektif House İstanbul’da iki yerde hizmet veriyor. Her iki mekanında da 14 tane özel ofis ve paylaşımlı masalar var. Ofis kullanımı haricinde tüm gün kahve-çay servisi, atıştırmalık ikramlar, vale, temizlik ve güvenlik gibi hizmetler sunuyor. Ayrıca üyeler için ücretsiz masaj, nefes terapisi, pazartesi sabah kahvaltısı gibi etkinlikler de düzenleniyor.
Özel ofis, sabit masa veya gezgin diye adlandırılan ofis ve masanızın olmadığı üyelik alternatiflerinden birini seçerek en az bir aylığına üye olabiliyorsunuz. Sabit masanın 495, gezgin üyeliğin ise 90 liradan başlayan bir ücreti var (2016 yılı başı verileri).
Üyeleri arasında teknoloji, tasarım, Moda, mimarlık gibi farklı mesleklerle uğraşanlar, girişimciler haricinde şirketler de bulunuyor.
- Kamara http://www.kamara.com.tr/ : İstanbul’da 6 şubesinde 125 ofis bulunmaktadır. Aylık 290 TL’ye paylaşımlı ofis hizmeti vermektedir bu paketin içinde sessiz ortak alanlarda masa kullanımı, müşterileri ve ziyaretçileri karşılamak için resepsiyon, kablosuz yüksek hızlı internet, ofis ve kafe alanlarımızda ücretsiz self servis çay ve kahve, faks ve yazıcı kullanımı bulunmaktadır.
Aylık 950 TL karşılığında ise hazır ofis hizmeti sunmaktadır. Bu hizmetin içinde ise ücretsiz toplantı salonu kullanımı; müstakil, tam mobilyalı, özel dekorasyonlu ofis; kablosuz yüksek hızlı internet; Faks ve yazıcı kullanımı; günlük ve haftalık temizlik; ofis ve kafe alanlarımızda ücretsiz self servis çay ve kahve hizmetleri bulunmaktadır.
- Workhaus http://www.workhaus.com.tr/#anasayfa : İstanbulda tek şubesi bulunmaktadır. Sessiz bir ortamda, konsantre olarak çalışmayı tercih edenler için 2 kişiden 8 kişiye kadar olan hazır ofis hizmeti sunmaktadır. Ofislerde 40” Smart TV den yazılabilir duvarlara kadar herşey hazır.
- Habita http://habita.com.tr/ : İstanbulda tek şubede hizmet vermektedir. Aylık 590 TL’den başlayan Sabit masalar, 1800 TL’den başlayan kapalı ofisler, günlük 30 TL’den başlayan esnek çalışma alanları gibi hizmetler sunmaktadır. Kapalı ofisleri için atıştırmalıklar, bar, sıcak İçecekler, inimum 10 Mbps internet, adres gösterme, printer, 24/7 çalışma imkanı, toplantı odaları, mutfak, güvenlik, lounge imkanları sunmaktadır.
- Regus http://www.regus.com.tr/office-space/turkey/ankara/ankara-armada : Ankara’da Atatürk Bulvarı ve Armada iş merkezinde ofisleri bulunaktadır. Günlük 11 dolardan başlayan fiyatlar sunmaktadır.
Müşteriler Ortak Ofis Kiralarken Nelere Dikkat Ediyor ?
- Ofise ulaşımın kolay sağlanabilmesi
- Yeterli hızda internet erişimi (10 Mbs civarı)
- Kiralama ücreti dışında herhangi bir ücret ödenip ödenmeyeceği
- Sadece müşteriye ait bir telefon numarası ve vergi levhası olması
- Ofis kullanma saatlerinin esnekliğini, ne kadar saat kullanabileceği
- Rahat çalışma koltukları
- İçecek ve ikramlar
- Mutfak ve tuvalet imkanlarının yeterliliği
- Çıktı alma/tarama gibi ofis ekipmanlarının yeterliliği
Ortalama Fiyatlar
Via Flat, Tepe Prime, Next Level ve Armada’da bulunan yaklaşık 2-3 kişinin çalışabileceği 10 m2 hazır ofisler 1200 ila 2000 TL arasında değişmektedir. (2016 Kasım Fiyatları)
mühendisin not defteri 